如何从管理制度的角度来约束和规范OA系统

    OA系统的良好使用,方面需要系统本身通过完善的功能应用来约束和规范,另方面也需要企业从管理制度的角度来约束和规范。OA系统实施完成后,很多企业希望能够建立个OA系统的管理制度,对OA系统的使用做出明确的说明和规范,确保OA系统的良好运行。
    但对于如何建立这个制度,很多企业又感觉无从下手。其实不同企业对OA办公系统管理制度的制定,差别会很大,博科资讯在此也只能提供些通用性的、常见的问题和建议,各个企业可以根据自己的实际情况来制定。
    博科资讯认为,企业在制定OA系统的管理制度时可参考以下七个方面:
    1、组织职责。
    包括OA系统维护部门的职责明细,这部分需要详细说明维护部门在OA系统设置、培训、维护、数据管理、需求管理、账号管理等方面的工作内容和权限;还包括其他部门/子公司的职责明细,主要指对本部门工作内容的管理规定。
    2、文件管理。
    文件管理是OA系统应用的重点,所以需要严格规范公司收文、发文、通知、公告、审批文件的管理方式,包括文档格式的规范,以及文档传输、审批、存档的规范。
    3、系统模块。
    规范OA系统各功能模块的使用对象、使用权限、使用方式、使用流程等内容。尤其是对于工作流这样的核心应用,更需要做出明确的规范,包括表单、流程、审批方式、审批时限、数据查看等方面。
    4、用户权限。
    包括普通员工、部门主管、职能人员、主管导、公司导、OA管理员等各类办公角色的权限划分,每个角色在OA系统中的权限是什么要有清晰的规范,包括每个角色能做什么,不能做什么,以及怎么做都要明确。
    5、登陆规范。
    包括OA系统的上下班登陆时间、考勤时间、账号管理、密码设置、登陆方式等问题做出规范。
    6、安全保密。
    安全保密是OA系统使用过程中的重要内容,所以必须对员工访问OA系统的电脑、网络和方式做出严格要求,对访问OA系统中的各项信息、数据进行保密约束。
    7、其他方面。
    介绍OA系统管理制度和企业其他相关制度的关系,以及在使用OA系统的过程中可能产生的奖励或处罚办法。
    在实践中我们发现,OA系统的良好使用,方面需要系统本身通过完善的功能应用来约束和规范,另方面也需要企业从管理制度的角度来约束和规范,这二者缺不可。随着中国企业对OA系统应用的不断普及和加深,OA系统的应用体系也日渐成熟起来。

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